Việc thực hiện quyết toán thuế là bắt buộc và vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, để tránh các sai sót, nhầm lẫn hoặc bị xử phạt, các doanh nghiệp nói chung và các nhân viên kế toán nói riêng cần chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, sẵn sàng kiến thức và tài liệu cần thiết cho mỗi đợt quyết toán thuế.
Nội dung bài viết
Khái niệm quyết toán là gì? Quyết toán thuế được hiểu như thế nào?
Khái niệm quyết toán và quyết toán thuế là gì? Quyết toán được hiểu là quá trình kiểm tra, tập hợp và xác định tính đúng đắn, hợp lý của toàn bộ hoạt động của một đơn vị, trong đó quyết toán thuế là việc xác định số liệu liên quan đến các khoản thuế của doanh nghiệp.
Quyết toán thuế nhằm mục đích gì? Mục đích của quyết toán thuế là truy thu các khoản thuế của doanh nghiệp, bao gồm thuế TNDN, thuế GTGT và thuế TNCN. Để tránh bị truy thu thuế nhiều hơn, kế toán cần chuẩn bị những gì?
Cần chuẩn bị gì để tránh bị truy thu thuế nhiều hơn khi quyết toán thuế? Để tránh bị truy thu thuế nhiều hơn, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ và chính xác các hóa đơn, chứng từ phản ánh chi phí và doanh thu của doanh nghiệp, đồng thời phải thống nhất với cơ quan thuế về việc áp dụng pháp luật thuế. Thời gian thực hiện quyết toán thuế cũng phụ thuộc vào từng doanh nghiệp, nhưng thông thường có thể thực hiện sau mỗi năm hoặc sau 5 năm.
Để thực hiện quyết toán thuế năm, doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu gì?
Để đảm bảo quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp, kế toán cần sẵn sàng và chuẩn bị tinh thần để đối phó với các tình huống có thể xảy ra trong quá trình kiểm tra sổ sách của cơ quan thuế. Để thực hiện quyết toán thuế năm hiệu quả và giảm thiểu khả năng bị truy thu thuế, kế toán cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu như sau:
- Phiếu khai thuế GTGT hàng tháng đã được nộp
- Hóa đơn, chứng từ liên quan đến mua bán kèm theo phiếu khai thuế đã được nộp
- Tất cả các giấy tờ liên quan đến nộp tiền thuế
- Báo cáo tài chính đã được nộp trong các năm trước đó
- Quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN
- Quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK
- Sổ cái của các tài khoản theo bảng cân đối số phát sinh
- Sổ chi tiết của các tài khoản liên quan
- Biên bản đối chiếu công nợ của các năm
- Bảng trích khấu hao TSCĐ và bảng phân bổ chi phí lắp đặt cố định
- Sổ chi tiết công nợ phải thu
- Sổ chi tiết công nợ phải trả.
Các lưu ý cần nhớ khi thực hiện quyết toán thuế:
Đầu tiên: Doanh nghiệp cần sở hữu đầy đủ hệ thống sổ sách và chứng từ kế toán.
Trong suốt quá trình kinh doanh, khi kết thúc năm tài chính và báo cáo thuế, ngoài việc lưu trữ file mềm trong phần mềm kế toán, doanh nghiệp cũng cần in toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán và chứng từ kế toán một cách cẩn thận để đảm bảo rằng hồ sơ đủ điều kiện để quyết toán thuế mà không có nguy cơ bị định thuế.
Thứ hai: Doanh nghiệp cần kiểm tra lại tính hợp lý và đầy đủ của các chứng từ kế toán.
Việc kiểm tra lại toàn bộ chứng từ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tổng quan được tình trạng của chứng từ kế toán hiện tại, nắm được nội dung còn thiếu và của hợp lệ của chứng từ (nếu có). Ngoài ra, việc kiểm tra lại còn giúp doanh nghiệp tránh rủi ro tính thêm thuế do chứng từ bị mất, chi phí bị loại do hoá đơn không hợp lệ.
Thứ ba: Doanh nghiệp cần hoàn thiện các tài sản tồn đọng và các rủi ro mà đã kiểm tra đầy đủ.
Đối với các rủi ro tồn đọng mà doanh nghiệp đã kiểm tra và ra soát, việc hoàn thiện chúng sẽ đơn giản hơn khi chúng ta đã biết được đối tượng, vấn đề rủi ro tồn đọng đang nằm ở đâu, thiếu cái gì và cách để giải quyết.
Thứ tư: Doanh nghiệp cần kiên quyết và khéo léo trong cách trao đổi khi giải trình quyết toán thuế.
Khi giải trình quyết toán thuế, doanh nghiệp phải luôn giữ cho sổ sách kế toán của mình chính xác để tránh những rắc rối không đáng có. Nếu doanh nghiệp chuẩn bị tốt và thực hiện đúng các yêu cầu, quy trình giải trình sẽ trở nên đơn giản hơn, doanh nghiệp sẽ hoàn toàn có thể tự tin giải thích theo mô hình kinh doanh của chính mình.
Làm thế nào để quyết toán thuế được thực hiện thuận lợi nhất?
Để quyết toán thuế được thực hiện thuận lợi và tuân thủ các quy định, doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt nhất có thể từ nhân sự đến giấy tờ, hồ sơ, hóa đơn, báo cáo liên quan. Đây là một công việc liên quan đến hoạt động kinh doanh và yêu cầu doanh nghiệp phải luôn chính xác trong mọi quy trình, số liệu có liên quan để tránh sự khác biệt trong số liệu sau này.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần có đội ngũ kế toán hiểu biết về thuế, kế toán và kiểm toán. Công việc này yêu cầu sự cẩn thận, tỉ mỉ và chính xác, bên cạnh đó cần cập nhật các thay đổi mới nhất về các quy định liên quan đến lập hồ sơ, thủ tục và quy trình làm việc cụ thể.
Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhân lực kế toán của các doanh nghiệp vẫn còn nhiều hạn chế và không ổn định, dẫn đến việc quyết toán thuế thường gặp phải nhiều khó khăn. Giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp là tìm kiếm các dịch vụ quyết toán thuế chuyên nghiệp.
Cách quản lý hồ sơ khi hoàn thiện thủ tục thanh toán thuế với cơ quan thuế:
Đối với thuế giá trị gia tăng (GTGT):
Khi đệ trình tờ khai thuế hàng tháng, cần sắp xếp theo thứ tự 12 tháng/năm và so sánh với số liệu trên sổ 1331 của năm tương ứng. Nếu có sự khác biệt về số liệu, cần lập hồ sơ giải thích chênh lệch bằng tập tin Word để tránh khó khăn trong quá trình làm việc với cơ quan thuế và tránh việc phát hiện sai sót. Đối với các hóa đơn GTGT trị giá trên 20 triệu, cần xác định các điều kiện để khấu trừ thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của pháp luật (dựa trên Thông tư 200) như:
- Chuyển khoản
- Thanh toán qua UNC
- Biên bản cấn trừ công nợ (nếu không thanh toán với ngân hàng mà cấn trừ công nợ với nhà cung cấp).
Lưu ý:
- Chỉ kê khai thuế khi có hóa đơn hoặc giấy nộp thuế gốc.
- Sau khi hoàn thành quá trình kê khai và nộp báo cáo thuế, cần kết xuất các tờ khai và lưu trữ để sử dụng trong quá trình quyết toán thuế.
- Lập tệp mềm để giám sát trực tiếp thông qua ngân hàng và lập một bảng tính Excel với 12 tháng để diễn giải các biểu mẫu được hỗ trợ để dễ hiểu với cơ quan thuế và sử dụng làm căn cứ so sánh khi cần. Mã số nhà cung cấp trong hai tệp này phải giống nhau để dễ kiểm tra và điều chỉnh.
Đối với tờ khai quyết toán thuế TNDN:
Cần so sánh và phù hợp mục doanh thu/ chi phí trên tờ khai thuế với sổ sách kế toán. Nếu có chênh lệch giữa lợi nhuận kế toán và lợi nhuận thuế, phải giải trình bằng tài liệu Word để thuận tiện cho việc sử dụng.
Đối với các khoản chi phí, cần phân loại theo quy định của Luật thuế để tránh những khoản chi phí có nguy cơ cao.
Đối với tờ khai quyết toán thuế TNCN:
Trong danh sách thu nhập chịu thuế, cần phải đối chiếu các số liệu trên bảng lương với tài khoản thuế TNCN, bao gồm thông tin cá nhân và các thông tin về hợp đồng lao động như căn cứ để tính thu nhập, phụ cấp, trợ cấp, lương thưởng. Tất cả các khoản này phải được xác định cụ thể cho từng cá nhân lao động.
Đối với thuế Xuất nhập khẩu:
Nếu có thuế GTGT nhập khẩu, kế toán cần kiểm tra các tài liệu nhập khẩu, tờ khai hải quan, lệnh chuyển tiền và các chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu, biên lai thuế GTGT, chứng từ nộp thuế GTGT nhập khẩu.
Lưu ý:
– Khi kê khai hàng nhập khẩu, phải dựa trên giấy nộp tiền chứ không phải tờ khai của hải quan.
Đối với thuế tiêu thụ đặc biệt:
Đây là thuế áp dụng cho các cơ sở sản xuất hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB.
Sổ sách kế toán để quyết toán thuế:
Thực hiện bảng cân đối tài khoản phát sinh theo từng năm để kiểm tra sổ sách kế toán phù hợp với Bảng cân đối phát sinh tài khoản.
Với các sổ sách có chi tiết đối tượng, phải in chi tiết kèm theo sổ cái.
Sổ chi tiết tài khoản 112: Nếu có nhiều tài khoản ngân hàng mở tại nhiều ngân hàng khác nhau.
Sổ chi tiết tài khoản 131/331: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả.
Sổ chi tiết tài khoản 138/338: Chi tiết từng đối tượng phải thu/phải trả khác (nếu có).
Sổ chi tiết tài khoản 141: Chi tiết từng đối tượng ứng cá nhân.
Sổ chi tiết tài khoản 154: 1541/1542/1543… (nếu có).
Sổ chi tiết tài khoản 333: 33311/3334/3335/3338…
Đối với các danh mục thuế, cần chuẩn bị các sổ sách liên quan.
Với thuế GTGT:
Cần kiểm tra các chứng từ và hóa đơn liên quan đến thuế GTGT.
Lưu ý: Hóa đơn phải hợp lý, hợp pháp và hợp lệ.
Đối với thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Các tài liệu kế toán cần thiết để quyết toán thuế TNDN bao gồm:
- Các hóa đơn, biên nhận, biên bản xuất/nhập kho, và các chứng từ kế toán khác.
- Bảng tính chi phí sản xuất, bảng giá thành dịch vụ/hàng hóa, và các hợp đồng mua bán.
- Hồ sơ tài sản cố định và các tài liệu liên quan đến ngân hàng.
- Các quyết định liên quan đến lương, khấu hao, và chi phí.
- Các bảng tính khấu hao, phân bổ chi phí và doanh thu, và các biên bản hủy hàng hỏng, kiểm kê kho, kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành.
- Tờ trình chi tiêu năm và công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ và công văn đòi nợ từng lần.
- Hồ sơ pháp lý công ty.
Đối với thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)
Các tài liệu cần chuẩn bị để quyết toán thuế TNCN bao gồm:
- Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương gross hay net).
- Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm theo file Excel tổng hợp loại thuế.
- Thẻ lương nhân viên và các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng.
- Các chứng từ liên quan đến giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập và các bản sao giấy khai sinh.
- Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
- Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
- Các giấy tờ khác liên quan.
Với phí xuất nhập khẩu
Sổ sách kế toán liên quan đến phí xuất nhập khẩu bao gồm:
- Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: chứng nhận xuất xứ (CO), chất lượng (Quanlity),…
- Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
- Các chứng từ liên quan đến việc nộp phí.
- Chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng (bản sao).
- Các tài liệu khác có liên quan.
Với thuế tiêu thụ đặc biệt
Sổ sách kế toán liên quan đến thuế tiêu thụ đặc biệt bao gồm:
- Các giấy tờ chứng minh việc nộp thuế TTĐB ở giai đoạn trước đó để khấu trừ tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất hàng hóa chịu thuế.
- Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế cho hoạt động nhập khẩu và bán hàng trong nước.
- Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra.
- Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan.
Một số ghi chú cho các sổ sách kế toán:
So sánh các khoản phải thu và phải trả trên sổ sách với hóa đơn mua/bán. Số dư cuối năm cần được ghi lại và được xác nhận trong biên bản công nợ.
Kiểm tra sổ 112 với số phụ ngân hàng, đảm bảo số dư cuối năm trên sổ phụ ngân hàng khớp với số dư cuối năm trên sổ sách.
Rà soát để đảm bảo không có thặng dư tiền mặt hoặc hàng tồn kho.
So sánh sổ chi tiết 333 với chứng từ nộp thuế được lưu giữ bởi doanh nghiệp.
Kiểm tra các chi phí được ghi lại trong sổ sách: Tài khoản đầu 6 và đầu 8.
Kiểm tra các chi phí tính vào giá thành dựa trên quy định của pháp luật.
Kiểm tra chi phí khấu hao tài sản hoặc hồ sơ tài sản.
