Bên cạnh vai trò tranh tụng bảo vệ quyền lợi cho thân chủ trước Tòa án, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng được chú trọng, nhất là trong bối cảnh Việt Nam đang gia nhập sâu rộng vào nền kinh tế toàn cầu. Ngày càng có nhiều khách hàng, đặc biệt là các doanh nghiệp, nhờ tới sự tư vấn, hỗ trợ của luật sư để hướng dẫn cho các hoạt động kinh doanh của họ phù hợp với các quy định của pháp luật, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các rủi ro pháp lý. Vì vậy, vai trò tư vấn của luật sư ngày càng trở nên quan trọng. Người ta thường hình dung luật sư là một nhà hùng biện mà hiếm khi nghĩ luật sư cũng là một người soạn thảo giỏi. Thế nhưng, kỹ năng soạn thảo văn bản lại là một trong những kỹ năng căn bản nhất mà bất kỳ luật sư nào cũng phải nắm vững trong suốt cuộc đời hành nghề của mình.Trong các văn bản mà luật sư thường phải soạn thảo thì văn bản tư vấn là văn bản đòi hỏi cao nhất và quan trọng nhất, nó thể hiện thành quả của quá trình nghiên cứu của luật sư. Vì vậy, trong khuôn khổ bài báo cáo thu hoạch này, em xin chọn đề tài “Những vấn đề luật sư cần lưu ý khi soạn thảo văn bản tư vấn”.
Danh mục tài liệu tham khảo:
- Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24 tháng 11 năm 2015 do Quốc hội ban hành;
- Luật Luật sư số 65/2006/QH11 ngày 29 tháng 06 năm 2006 do Quốc hội ban hành;
- Giáo trình Kỹ năng tư vấn pháp luật, Học viện tư pháp;
- Kỹ năng hành nghề luật sư tư vấn, Luật sư Trương Nhật Quang
- Hướng dẫn khởi nghiệp với nghề luật sư, Luật sư Nguyễn Hữu Phước.
Nội dung
Khái quát chung về tư vấn pháp luật
Khái niệm về tư vấn pháp luật
Điều 28 Luật luật sư định nghĩa: “Tư vấn pháp luật là việc luật sư hướng dẫn, đưa ra ý kiến, giúp khách hàng soạn thảo các giấy tờ liên quan đến việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của họ”. Như vậy, tư vấn pháp luật là việc giải đáp pháp luật, hướng dẫn ứng xử đúng pháp luật, cung cấp dịch vụ pháp lý nhằm giúp khách hàng thực hiện và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của họ.
Hoạt động tư vấn pháp luật được thực hiện bởi luật sư là hoạt động đòi hỏi lao động trí óc cẩn thận, sâu sắc. Câu trả lời hay ý kiến tư vấn của luật sư phải bảo hàm được hai yếu tố. Thứ nhất, luật sư cần phải cung cấp thông tin pháp lý cho khách hàng. Khách hàng là người yêu cầu tư vấn một hoặc một số tình huống cụ thể với một loạt các câu hỏi như: “Tôi có nên làm điều đó hay không? Tôi nên hành động như thế nào và làm gì để đạt được hiệu quả nhất?”.Vậy, trong lời tư vấn của luật sư phải giải đáp được câu hỏi luật pháp quy định như thế nào về trường hợp cụ thể mà khách hàng đề nghị luật sư tư vấn?Điều mà khách hàng mong muốn có hợp pháp không? Trình tự, thủ tục thực hiện được luật quy định như thế nào…? Thứ hai, luật sư phải là người đưa ra được chính kiến của mình bằng việc đưa ra các chỉ dẫn và lời khuyên. Một cách cụ thể, chỉ dẫn của luật sư phải chỉ ra được những điểm yếu và điểm mạnh của khách hàng, đánh giá được mức độ rủi ro, cách thức phòng tránh và ngăn ngừa rủi ro để khuyên khách hàng nên hành động hay không nên hành động. Như vậy, luật sư đóng vai trò định hướng cho khách hàng bằng việc chỉ dẫn cho khách hàng cách thức hành động cụ thể.
Hình thức tư vấn bằng văn bản
Việc tư vấn bằng văn bản thông thường được tiến hành vì những lý do sau đây:
Khách hàng ở xa, không trực tiếp đến gặp luật sư để xin tư vấn bằng miệng;
Khách hàng muốn khẳng định độ tin cậy của giải pháp thông qua việc đề ra các câu hỏi để luật sư trả lời bằng văn bản;
Kết quả tư vấn bằng văn bản có thể được khách hàng sử dụng để phục vụ cho những mục đích riêng của khách hàng.
Theo yêu cầu của khách hàng, việc tư vấn bằng văn bản có thể thực hiện theo hai hình thức sau đây:
Khách hàng viết đơn, thư, chuyển fax… cho luật sư nêu rõ yêu cầu của mình dưới dạng câu hỏi. Hình thức này dễ làm, có hiệu quả và đạt độ chính xác cao;
Khách hàng trực tiếp đến gặp luật sư, trực tiếp nêu yêu cầu của mình với luật sư và đề nghị họ tư vấn bằng văn bản;
Khác với việc tư vấn trực tiếp bằng miệng, việc tư vấn bằng văn bản tạo cơ hội cho luật sư nghiên cứu hồ sơ một cách kỹ càng và chính xác hơn, trên cơ sở đó đưa ra được những giải pháp hữu hiệu cho khách hàng. Tuy vậy, việc tư vấn bằng văn bản yêu cầu luật sư phải làm việc cẩn thận hơn, chu đáo hơn. Văn bản mà luật sư đưa ra phải có độ chính xác cao, có căn cứ pháp lý và đúng pháp luật.
Việc tư vấn bằng văn bản phải quán triệt các bước sau đây:
Nghiên cứu kỹ yêu cầu của khách hàng. Thông thường, các yêu cầu bằng văn bản của khách hàng đã rõ ràng, luật sư không phải sắp xếp các vấn đề như trong việc tư vấn bằng lời nói.
Trao đổi với khách hàng về yêu cầu của họ để tái khẳng định yêu cầu của họ, nếu thấy cần thiết. Nếu luật sư thấy cần thiết phải có thêm tài liệu thì yêu cầu khách hàng cung cấp thêm.
Tra cứu các tài liệu văn bản pháp luật có liên quan để phục vụ cho việc tư vấn. Trong trường hợp sau khi đã nghiên cứu hồ sơ và nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan thấy yêu cầu của khách hàng có thể liên quan đến những vấn đề thuộc lĩnh vực khác thì luật sư nên tham khảo ý kiến của các nhà chuyên môn hoặc luật sư chuyên sâu trong lĩnh vực đó.
Luật sư cũng có thể đề nghị khách hàng gặp luật sư khác để xin tư vấn về những vấn đề mà mình đã pháp hiện nhưng không thuộc chuyên môn của mình. Tránh tình trạng mặc dù biết không thuộc chuyên môn của mình nhưng vẫn thực hiện tư vấn dẫn đến việc kết luận mà luật sư đưa ra không chính xác, không đúng pháp luật.
Soạn thảo văn bản trả lời cho khách hàng. Văn bản trả lời cho khách hàng phải là văn bản trong đó nêu được bản chất của vấn đề mà khách hàng yêu cầu, đáp ứng trực tiếp yêu cầu mà khách hàng nêu ra.
Những vấn đề luật sư cần lưu ý khi soạn thảo văn bản tư vấn
Tính lôgic và súc tích
Văn bản tư vấn do luật sư soạn đòi hỏi tính lôgic rất cao, nghĩa là phải được trình bày trong một trật tự hợp lý và dễ hiểu cho người đọc. Để đảm bảo tính lôgic của văn bản, trước khi bắt tay vào soạn thảo, người soạn thảo cần hình dung trong đầu những nội dung chính nào cần viết và xây dựng một đề cương hay dàn ý.
Những vấn đề luật sư cần lưu ý khi soạn thảo văn bản tư vấn
Nếu trong một thư cần phải đề cập đến nhiều chủ đề khác nhau thì cũng cần cố gắng trình bày trong một trật tự lôgic, ví dụ, vấn đề A làm nảy sinh vấn đề B thì phải đề cập vấn đề A rồi đến vấn đề B. Nên cố gắng tránh việc khách hàng phải đọc tận cuối thư mới hiểu được vấn đề đã nói ở đầu thư. Tương tự như vậy, khi tóm tắt sự việc, nên trình bày các sự kiện theo trật tự thời gian.
Tính súc tích yêu cầu phải diễn đạt sự việc bằng số lượng từ ít nhất chừng có thể.Điều đó có nghĩa là tránh diễn đạt dài dòng, không nhắc lại hai ba lần cùng một sự việc và đừng nói đến những điều không liên quan đến vấn đề mà khách hàng đặt ra.Tuy nhiên, cũng cần chú ý đừng lạm dụng quá sự súc tích, diễn đạt quá ngắn gọn đến độ khác hàng không hiểu được luật sư muốn nói gì. Ví dụ, không thể viết cho khách hàng rằng hợp đồng của họ vô hiệu theo Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015 mà không giải thích lý do cụ thể nào khiến cho hợp đồng bị xem là vô hiệu.
Văn bản tư vấn do luật sư soạn phải đảm bảo độ chính xác của ngôn từ, tránh sử dụng những từ có thể hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Mục đích của tiêu chí này là nhằm đảm bảo việc người đọc hiểu đúng ý của người soạn thảo. Như đã nói ở trên, một văn bản tư vấn soạn thảo không rõ ràng làm cho khách hàng hiểu nhầm có thể dẫn tới những thiệt hại mà luật sư phải chịu trách nhiệm bồi thường. Vì vậy, có không ít những trường hợp luật sư phải cân nhắc rất nhiều trước khi chọn lựa một thuật ngữ trong văn bản tư vấn của mình.
Tiêu chí chính xác cũng yêu cầu luật sư phải kỹ lưỡng đối với cả hình thức thể hiện văn bản. Thông thường, để làm cho văn bản bớt nặng nề, dài dòng, người ta hay sử dụng cách viết tắt những cụm từ được nhắc đi nhắc lại nhiều lần. Tuy nhiên, việc viết tắt chỉ được chấp nhận nếu người soạn thảo quy ước cách viết tắt đó ngay từ đầu thư. Có thể quy ước cách viết tắt ngay sau từ cần viết tắt hoặc tạo riêng một danh mục các từ viết tắt được sử dụng trong thư tư vấn. Chẳng hạn, ông A được ký mọi giấy tờ liên quan đến Hồ sơ xin cấp Giấy phép hoạt động xây dựng (“Hồ Sơ”) cho gói thầu Dịch vụ tư vấn kiến trúc và nội thất thuộc Dự án B.
Sử dụng ngôn ngữ phù hợp
Luật sư cần lựa chọn cách hành văn và từ ngữ phù hợp với hình thức trình bày và đối tượng khách hàng. Cần tạo ra sự đồng cảm và trao đổi qua lại trong phần trình bày với khách hàng. Ví dụ, khi thảo luận với khác hàng quen qua điện thoại, luật sư có thể nói chuyện một cách gần gũi và đời thường, trong khi ý kiến chính thức bằng văn bản hay bản ghi nhớ sẽ có cách hành văn trang trọng hơn.
Luật sư cũng cần lựa chọn ngôn từ phù hợp với tính chất của văn bản. Ví dụ, các văn bản có tính đối kháng (ví dụ thư khiếu kiện gửi cho đối phương hay thư gửi cho đối phương phủ nhận khiếu kiện của đối phương) có thể sử dụng cách hành văn đanh thép; còn văn bản trong các giao dịch như mua bán doanh nghiệp, hợp đồng,… thường có ngôn từ mềm mỏng và thân thiện hơn.
Ngôn ngữ luật sư sử dụng phải là ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện đạo đức nghề nghiệp của nghề luật sư. Trong rất nhiều trường hợp, luật sư có thể phải từ chối một khách hàng, giúp khách hàng gửi một yêu cầu cho phía đối phương, làm cầu nối cho việc đàm phán hay thay mặt khách hàng từ chối một yêu cầu từ phía đối tác… Đối với những hoàn cảnh như thế này, việc trả lời phải đảm bảo một mặt là giữ vững được vị thế của mình, mặt khác nên tránh trong chừng mực có thể những diễn đạt khiến phía bên kia giận dữ hoặc phật lòng. Một thư soạn thảo thiếu nhạy cảm có thể làm hỏng những quan hệ trong tương lai.
Cũng cần phải nói đến cách sử dụng thuật ngữ chuyên môn trong các văn bản do luật sư soạn thảo. Có rất nhiều tình huống chẳng hạn như việc viết một ý kiến pháp lý, luật sư cần phải sử dụng các thuật ngữ chuyên môn để diễn đạt. Tuy nhiên, nếu thuật ngữ này quá chuyên biệt khiến khách hàng không thể hiểu được thì tốt hơn hết hãy dùng một từ phổ thông có nghĩa tương đương hoặc định nghĩa hay giải thích thuật ngữ đó. Nhìn chung, tùy thuộc vào đối tượng khách hàng (là một cá nhân thông thường hoặc là người cũng có đôi chút hiểu biết pháp luật), luật sư cần phải biết điều chỉnh văn phong cho phù hợp.
Trả lời đúng hẹn
Hơn cả mọi lời nói đẹp, một câu trả lời đúng hẹn hay trả lời sớm là phương cách tốt nhất chứng tỏ thái độ chuyên nghiệp của luật sư và khiến cho khách hàng có cảm tưởng là thực sự luật sư đang cố gắng để làm hài lòng họ. Ngoài ra, một câu trả lời muộn màng có thể khiến cho khách hàng tìm đến luật sư khác. Vì vậy, nếu chưa thể đưa ra ngay lời tư vấn, luật sư nên ghi nhận với khách hàng về yêu cầu đó và hẹn thời gian để trả lời. Một thực tế cho thấy nhiều văn phòng luật sư Việt Nam chưa thực sự coi trọng tính đúng hẹn. Tôi có một người bạn làm việc cho một công ty của nước ngoài. Công ty này đang triển khai các hoạt động kinh doanh tại Việt Nam nên có ý định mở văn phòng đại diện hoặc công ty. Người bạn tôi đại diện cho công ty hỏi giá dịch vụ tư vấn ở một số văn phòng luật sư của Việt Nam cũng như một số chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài thì tại Việt Nam nhưng chỉ nhận được bản chào giá dịch vụ rất chi tiết từ các chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài, còn các văn phòng luật sư Việt Nam được hỏi thì hoặc không có câu trả lời hoặc chỉ trả lời vắn tắt qua điện thoại hoặc cả tuần sau mới gửi một bản chào giá rất sơ sài. Và đương nhiên, trong hoàn cảnh như vậy, khách hàng đã lựa chọn dịch vụ của một chi nhánh văn phòng luật sư nước ngoài vì họ thấy cho dù phí dịch vụ có thể đắt hơn nhưng bù lại họ có được một cảm giác an tâm khi giao việc cho các luật sư mà họ đánh giá là chuyên nghiệp. Qua câu chuyện nhỏ này có thể rút ra bài học là chỉ có quyết tâm theo định hướng chuyên nghiệp mới có thể tăng tính cạnh tranh cho các văn phòng luật sư Việt Nam, nhất là trong bối cảnh mở cửa thị trường như hiện nay.
Kỹ thuật trình bày văn bản
Cuối cùng, sẽ là thiếu sót nếu không nói tới kỹ thuật trình bày văn bản. Một thư tín được đánh máy cẩn thận, trình bày sáng sủa chắc chắn sẽ gây thiện cảm cho người đọc. Vì vậy, đừng quên chia đoạn các nội dung trong văn bản. Việc chia đoạn và xuống dòng theo từng ý sẽ giúp cho người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Một nguyên tắc mà người soạn thảo cần phải biết là mỗi trang đánh máy phải được chia tối thiểu làm hai đoạn.
Ngoài ra, khi soạn thảo và đánh máy văn bản xong, nhất thiết phải rà soát lại toàn bộ nội dung văn bản để chỉnh sửa sai sót về hình thức (như lỗi chính tả, ngữ pháp, ý bị lặp lại…) hay về nội dung (cách diễn đạt, dùng từ…). Tốt nhất, đối với những văn bản quan trọng, nên cho một người khác đọc lại văn bản vì người khác có thể dễ dàng phát hiện những sai sót mà nhiều khi người soạn thảo không thấy.
Một số lưu ý khác:
Cần có sự thống nhất về phông chữ trong toàn bộ văn bản, tránh sử dụng các phông chữ khác nhau. Đặc biệt lưu ý trong trường hợp cắt dán một đoạn trích dẫn nào thì cũng cần đổi phông chữ cho cả đoạn trích dẫn đó cho phù hợp. Việc văn bản tư vấn có các phông chữ khác nhau trong phần nội dung sẽ gây suy nghĩ rằng luật sư tư vấn cẩu thả, cóp nhặt, chắp vá từ nhiều nguồn.
Cỡ chữ trong văn bản tư vấn cũng phải trùng nhau và chọn một cỡ chữ thích hợp, không to quá mà cũng không bé quá. Làm sao cho người đọc đọc dễ dàng. Nếu cỡ chữ quá to sẽ khiến khách hàng có cảm giác luật sư không chuyên nghiệp. Ngược lại, cỡ chữ quá nhỏ thì sẽ khiến người đọc mỏi mắt, khó theo dõi. Em sẽ phân tích chi tiết cho phần này tại mục 5 bên dưới.
Lưu ý về cách đặt lề trái phải, trên dưới, cân lề chữ cho thẳng hàng.
Lưu ý về khoảng cách giữa các hàng chữ, giữa khối chữ này và khối chữ kia.
Lưu ý về sự thống nhất thứ tự giữa các đề mục lớn và nhỏ. Ví dụ: I ® 1 ® a ® i ® (aa) …
Chú ý không được quên đánh số trang. Có thể sử dụng loại số trang dạng “1/4”, tương ứng số trang trên tổng số trang. Dạng số trang trên khiến khách hàng vừa dễ đọc vừa dễ kiểm soát sự đầy đủ các trang giấy của thư tư vấn.
Tốt nhất là hãng luật của luật sư phải xây dựng một cuốn sổ tay riêng về trình bày văn bản để áp dụng cho mọi luật sư, tạo cho khách hàng cảm tưởng về chất lượng đồng đều của luật sư trong văn phòng.
Chọn phông chữ và khổ chữ cho văn bản
Ngoài cách hành văn sao cho người đọc dễ hiểu nội dung cần truyền đạt nhưng vẫn tạo ra nét văn phong pháp lý và có tính nghiêm túc, thì hình thức của văn bản (thể hiện qua phông chữ và khổ chữ mà luật sư sử dụng nhằm đề cao tính trang trọng của văn bản) cũng là điều mà luật sư cần lưu tâm vì nó sẽ góp phần không nhỏ trong việc nâng cao sự tin tưởng của khách hàng đối với luật sư chúng ta và dịch vụ mà tổ chức hành nghề luật sư cung cấp.
Hiện nay, các phông chữ ví dụ như Times New Roman, Arial khổ chữ 12 được các tổ chức hành nghề luật sư tại Việt Nam sử dụng vì tính phổ biến và tiện lợi của nó cũng như việc trong một số phần mềm như Microsoft Word, Excel thì Times New Roman và Arial nhiều khi là phông chữ mặc định. Khi sử dụng các phông chữ này để trao đổi thư từ, fax, email qua lại với các bên khác thì sẽ tiện dụng vì các phông chữ này đều có trong đa số máy vi tính nên sẽ tránh được tình trạng người nhận không đọc được văn bản tư vấn của luật sư do không có phông chữ tương thích trong máy tính của họ, từ đó, việc tư vấn trên các văn bản qua lại giữa các bên cũng tiện lợi hơn. Cũng do các phông chữ này rất phổ biến nên người đọc sẽ có cảm giác gần gũi, dễ đọc và có thiện cảm hơn với thư tư vấn của luật sư. Tuy nhiên, cái bất lợi chính của việc sử dụng các loại phông chữ phổ biến này là nó, trong một chừng mực nào đó, chưa tạo ra sự khác biệt, dấu ấn, sự trang trọng về hình thức rõ nét trong việc nhận dạng thương hiệu tổ chức hành nghề luật sư đối với khách hàng.
Có một số tổ chức hành nghề luật sư chọn cách khách là quyết định bỏ ra chi phí mua các bộ phông chữ được làm riêng đặc thù cho ngành luật sư, có dấu ấn riêng để sử dụng. Việc này nói chung là tốt vì sự nhận dạng thương hiệu tổ chức hành nghề luật sư sẽ trở nên rõ nét, tạo dấu ấn rất lớn trong việc phát triển kinh doanh của tổ chức hành nghề luật sư. Tuy nhiên, cái bất lợi chính của nó là sự không tương thích giữa các loại phông chữ máy tính của tổ chức hành nghề luật sư và bên khách hàng và sẽ có một số bất tiện trong công việc hàng ngày của tổ chức hành nghề luật sư như đã nói ở trên.
Một lời khuyên cho luật sư đối với vấn đề này là luật sư có thể cân nhắc lựa chọn một trong số các phông chữ khá đặc thù cho ngành luật nhưng phổ biến, ví dụ như các phông chữ Palatino Linotype, Garamond để sử dụng. Sự thuận lợi chính của việc sử dụng các phông chữ khá đặc thù này là trong một chừng mực nào đó nó vẫn tạo ra sự khác biệt, tạo dấu ấn riêng cho tổ chức hành nghề luật sư mà lại không phải tốn chi phí nhưng vấn có sự thuận tiện nhất định trong việc trao đổi công việc với khác hàng.
Đối với việc chọn khổ chữ cho phông chữ, luật sư cũng cần lưu ý là không nên chọn khổ chữ quá lớn, ví dụ như khổ chữ 13, 14 vì nó có thể không phải là khổ chữ chuẩn mực của các văn bản có tính chất pháp lý cũng như việc khách hàng nhiều khi có cảm giác không hài lòng khi thấy luật sư cố tình viết thư tư vấn quá dài để cố ý tính phí dịch vụ cao dù thật sự luật sư không cố ý như vậy. Nếu chọn khổ chữ quá nhỏ ví dụ như khổ chữ 10 thì cũng có sự bất tiện vì nó quá nhỏ, khó đọc, khó xem lại các bản dự thảo văn bản. Do đó, sự lựa chọn tốt nhất là bên chọn một khổ chữ phù hợp ví dụ như khổ chữ 12 hay 11 để làm khổ chữ mặc định cho văn bản tư vấn nói riêng và tất cả các văn bản trao đổi qua lại nói chung.
Trình bày vấn đề pháp lý
Việc hiểu các yếu tố và cách trình bày một cách có kết cấu và hệ thống và tạo thành một thói quen là rất quan trọng đối với luật sư. Năm yếu tốt của việc trình bày này bao gồm:
Giới thiệu vấn đề, bao gồm yêu cầu của khách hàng, các sự kiện, giả định và hạn chế liên quan;
Xác định các vấn đề pháp lý cần trình bày;
Trình bày câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn đối với các vấn đề pháp lý;
Phân tích chứng minh câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn; và
Đưa ra kết luận tổng quát.
Nói một cách tổng quát hơn, việc trình bày của luật sư theo trình tự bao gồm:
“Mở bài”: là phần giới thiệu vấn đề, bao gồm yêu cầu của khách hàng, các sự kiện, giả định và hạn chế liên quan;
“Kết luận: là phần (i) xác định các vấn đề pháp lý cần trình bày và (ii) trình bày câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn đối với các vấn đề pháp lý; và
“Thân bài”: là phần phân tích chứng minh câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn.
Sinh viên luật thường viết tiểu luận hoặc khóa luận tốt nghiệp theo trình tự “mở bài”, “thân bài” và “kết luận”. Trong khi đó, luật sư thường trình bày các văn bản đưa ra ý kiến tư vấn theo trình tự “mở bài”, “kết luận” và “thân bài”. Phần xác định các vấn đề pháp lý và trình bày câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn đối với các vấn đề pháp lý thực sự là phần “kết luận” trong phần trình bày của luật sư. Phần kết luận tổng quát chỉ nhằm khái quát hóa hoặc nhấn mạnh các kết luận sơ lược quan trọng để nhấn mạnh ý tưởng chứ không phải là một phần kết luận truyền thống giống như sinh viên luật viết tiểu luận hoặc khóa luận.
Vậy tại sao nên trình bày “kết luận” trước “thân bài”? Thông thường khách hàng của một công ty luật chuyên nghiệp là những khách hàng không có nhiều thời gian. Cứ thử tưởng tượng luật sư đến gặp khách hàng của mình là tổng giám đốc một ngân hàng thương mại, một tổng công ty nhà nước hay một tập đoàn tư nhân,… luật sư sẽ không có thời gian trình bày dài dòng những phân tích hay cơ sở pháp lý để đi đến các kết luận, luật sư sẽ chỉ có một thời gian ngắn để trình bày các kết luận của mình. Sau khi nghe xong các kết luận, trong phần lớn các trường hợp, vị tổng giám đốc sẽ muốn thảo luận với luật sư về cách thức giải quyết vấn đề trên cơ sở các kết luận do luật sư trình bày và sẽ giao cho cán bộ cấp dưới của mình (ví dụ trưởng phòng pháp chế) tiếp tục nghe luật sư trình bày về các phân tích và cơ sở pháp lý. Luật sư cần trình bày điều khách hàng muốn nghe.
Khác với giảng viên trong trường đại học trong quan hệ với sinh viên, khách hàng ít khi quan tâm đến các phân tích và cơ sở pháp lý, khách hàng thông thường chỉ muốn biết (i) khách hàng cần làm gì, (ii) khách hàng có được phép làm hay không, (iii) nếu có thì khách hàng làm như thế nào và (iv) có hậu quả pháp lý gì với khách hàng nếu vi phạm pháp luật. Làm sao để luật sư đi đến các kết luận đó là việc riêng của luật sư và luật sư được trả tiền để làm việc đó.
Giới thiệu yêu cầu, các sự kiện, giả định
Một phần mở bài tốt cần giới thiệu chính xác yêu cầu của khách hàng và trình bày đầy đủ các sự kiện, giả định và hạn chế có liên quan. Phần mở bài nhằm định hướng khách hàng vào vấn đề mà luật sư trình bày và giới hạn trách nhiệm của luật sư.
Giới thiệu yêu cầu của khách hàng. Khách hàng thường đến gặp luật sư với một mong muốn về mặt thương mại: “chúng tôi muốn mua hoặc bán một công ty”, “chúng tôi muốn thành lập một chi nhánh ngân hàng nước ngoài”, “chúng tôi muốn phát hành trái phiếu quốc tế”, “chúng tôi muốn vay ngân hàng”,…
Khi trình bày, luật sư cần nhắc lại chính xác yêu cầu của khách hàng. Luật sư chỉ cần nêu chính xác hoặc trong một số trường hợp khái quát hóa yêu cầu của khách hàng nếu khách hàng đưa ra yêu cầu không rõ ràng. Việc trình bày yêu cầu của khách hàng nhằm mục đích hướng sự chú ý của khách hàng vào chủ đề được phân tích và quan trọng hơn là giới hạn chủ đề được phân tích với khách hàng.
Trình bày các sự kiện có liên quan. Việc trình bày các sự kiện “có liên quan” rất quan trọng và cùng với việc trình bày các giả định và hạn chế có liên quan có lẽ là phần quan trọng nhất của phần mở bài. Các sự kiện “có liên quan” là các sự kiện có ảnh hưởng quan trọng tới việc xác định vấn đề pháp lý và kết luận trả lời. Dựa trên việc phân tích và nghiên cứu pháp lý, luật sư sẽ tìm ra các sự kiện trên và cần trình bày các sự kiện trên để định ra một khung các sự kiện mà trên cơ sở đó các vấn đề pháp lý được xác định và trả lời. các sự kiện thông thường được khách hàng trình bày khi trao đổi với luật sư và cũng thông qua quá trình luật sư trao đổi thêm với khách hàng.
Ví dụ các sự kiện có thể liên quan trong bối cảnh một giao dịch mua bán sáp nhập công ty bao gồm:
Khách hàng là nhà đầu tư trong nước hay nước ngoài?
Việc mua thực hiện thông qua công ty X phát hành cổ phần phổ thông mới hay từ việc cổ đông của công ty X chuyển nhượng cổ phần phổ thông cũ?
Khách hàng muốn mua bao nhiêu phần trăm cổ phần trong công ty X?
Công ty X có hoạt động trong các lĩnh vực hạn chế đầu tư nước ngoài hay có cần sự chấp thuận đặc biệt không (như phân phối bán lẻ)?
Và trong văn bản tư vấn, luật sư có thể trình bày như sau:
“Chúng tôi biết rằng khách hàng là một nhà đầu tư nước ngoài muốn kiểm soát công ty X thông qua việc mua cổ phần phổ thông mới do công ty X phát hành và có thể cả cổ phần phổ thông cũ từ cổ đông hiện tại của công ty X. Công ty X là một công ty niêm yết.”
Lý do để trình bày các sự kiện có liên quan là để giới hạn phần trình bày của luật sư vì các sự kiện khác nhau dẫn đến các kết luận pháp lý khác nhau. Khung pháp lý điều chỉnh việc phát hành cổ phần phổ thông mới và chuyện nhượng cổ phần phổ thông cũ của công ty niêm yết khác nhau.
Trình bày các giả định có liên quan. Nhiều khi chính bản thân khách hàng cũng không biết hết các sự kiện “có liên quan” đến giao dịch và luật sư trong trường hợp này cần đưa ra các giả định “có liên quan”.
Ví dụ trình bày như sau:
“Chúng tôi giả định rằng công ty X không có hoạt động trong các lĩnh vực hạn chế đầu tư nước ngoài hay cần có sự chấp thuận đặc biệt (như phân phối bán lẻ sản phẩm nông nghiệp).”
Về cơ bản, việc trình bày các sự kiện và giả định có liên quan là để định hướng khách hàng và giới hạn phân tích pháp lý của luật sư vào các sự kiện có liên quan đến phân tích. Một khía cạnh quan trọng khác là giới hạn trách nhiệm của luật sư. Luật sư không muốn tư vấn cho khách hàng không đầy đủ. Việc trình bày các sự kiện và giả định giúp giới hạn trách nhiệm của luật sư.
Trình bày hạn chế liên quan. Luật sư thông thường chỉ tư vấn về các vấn đề pháp lý và ý kiến tư vấn của luật sư chỉ giới hạn ở các vấn pháp lý. Ý kiến tư vấn của luật sư không bao gồm cá vấn đề không phải là các vấn đề pháp lý như các vấn đề về thuế (trừ khi luật sư được yêu cầu và đồng ý tư vấn về các vấn đề thuế). Cũng như phần trình bày các sự kiện và giả định có liên quan, luật sư cần trình bày các giới hạn ý kiến tư vấn một cách rõ ràng với khách hàng để định hướng khách hàng và quan trọng không kém là giới hạn phân tích pháp lý và trách nhiệm của luật sư.
Xác định các vấn đề pháp lý và trình bày kết luận
Một trong những mục đích chính của việc phân tích và nghiên cứu pháp lý là tìm ra vấn đề pháp lý và câu trả lời cho vấn đề pháp lý đó dựa trên việc nghiên cứu các văn bản pháp luật có liên quan.
Về cơ bản, kết quả của việc phân tích và nghiên cứu được trình bày cô dọng tại phần này và đây thực sự là phần “kết luận” trong trong phần trình bày văn bản tư vấn của luật sư. Luật sư sẽ trình bày các vấn đề pháp lý chính và câu trả lời cho các vấn đề pháp lý một cách ngắn gọn tại phần này. Đây là phần khó trình bày nhất vì nó thể hiện một cách cô đọng các ý chính và cơ bản nhất. Việc trình bày cô đọng, đi vào trọng tâm không dễ dàng, nhất là khi luật sư chưa quen khái quát hóa và trình bày một cách hệ thống các vấn đề.
Một cách để rèn luyện kỹ năng này thường được các luật sư có kinh nghiệm áp dụng đối với các luật sư trẻ là đặt câu hỏi và bắt người trả lời chỉ được phép trả lời trong vòng 5 – 10 phút.
Thông thường câu trả lời ngắn gọn trả lời cho câu hỏi:
Cần làm gì?
Được hay không? Có hoặc không?
Như thế nào?
Có hậu quả pháp lý gì?
Câu trả lời trong phần này phải ngắn. Thông thường nếu luật sư trình bày câu trả lời quá 2 trang giấy là luật sư không làm tốt nhiệm vụ khái quát hóa và hệ thống hóa vấn đề câu trả lời và làm mất sự chú ý của khách hàng sau đó.
Phân tích để chứng minh kết luận
Phần này về cơ bản chỉ là việc trình bày cụ thể các phân tích và cơ sở pháp lý để chứng minh các kết luận đã trình bày với khách hàng. Nếu luật sư đã thực hiện việc phân tích và nghiên cứu đầy đủ thì việc trình bày kết quả phân tích và nghiên cứu sẽ dễ dàng.
Phần “thân bài” về cơ bản sẽ có cơ cấu theo phần “kết luận” được trình bày ở trên. Nếu phần “kết luận” nêu bao nhiêu vấn đề pháp lý và trình bày bao nhiêu câu trả lời hoặc kết luận ngắn thì phần “thân bài” cần ít nhất phân tích đủ từng đấy ý. Điều khác biệt ở đây là trình bày đầy đủ cơ sở pháp lý cũng như phân tích và nhận định của luật sư. Thông thường, để hoàn thành việc trình bày phần này thường áp dụng 4 bước sau:
Bước 1: Sắp xếp các vấn đề theo thứ tự, bắt đầu từ những phần quan trọng nhất;
Bước 2: Tập hợp thông tin để hỗ trợ phần trình bày (bao gồm chủ yếu là phân tích pháp lý) và mịnh họa cho quan điểm sẽ trình bày;
Bước 3: Triển khai từng vấn đề đã được đề cập tại Bước 1 để hình thành phần nội dung chính; và
Bước 4: Nếu có thời gian, nên cho mình một khoảng thời gian trước khi đọc, kiểm tra và sửa lại để đầu óc có thể nghỉ ngơi và có thêm những ý tưởng mới.
Kết luận tổng quát
Thông thường sau khi đã trình bày phần “thân bài”, luật sư muốn kết thúc phần trình bày của mình với một số kết luận tổng quát. Đây có thể là một tóm tắt cô đọng hơn các vấn đề pháp lý them chốt cà các câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn. cũng có thể là phần nhận xét về các vấn đề lớn mà khách hàng cần lưu ý dựa trên các câu trả lời hoặc kết luận ngắn gọn. Ví dụ, luật sư có thể đưa ra một danh sách các chấp thuận cần thiết từ các cơ quan nhà nước và nội bộ ở phần “kết luận” ở trên và sau đó tại phần cuối này lưu ý xem trong các chấp thuận đó thì chấp thuận nào là then chốt, quan trọng hơn so với các chấp thuận khác hoặc chấp thuận nào khó xin trên thực tế. phần này không phải là bắt buộc và quá quan trọng, phần này chỉ nhằm mục đích nhấn mạnh lại các kết luận và có thể trình bày ngay tại phần “kết luận” ở trên. Việc trình bày kết luận tổng quát là một kỹ thuật tốt để tóm tắt những vấn đề quan trọng nhất trong toàn bộ phần trình bày của luật sư và kết thúc phần trình bày.
Một vài điểm lưu ý khác
Việc trình bày một cách có kết cấu và hệ thống với khách hàng dường như là một kỹ năng rất “kỹ thuật”. luật sư chỉ cần trình bày theo một cơ cấu và trình tự nhất định dựa trên phân tích và nghiên cứu pháp lý. Nếu việc phân tích bà nghiên cứu pháp lý tốt thì việc trình bày sẽ rất dễ dàng và tự nhiên. Luật sư tuy nhiên cũng không nên quá “kỹ thuật” trong việc trình bày vì có thể sẽ làm việc trình bày trở nên khô khan.
Luật sư không phải trình bày cái gì mình thích mà trình bày cái gì khách hàng muốn nghe.
Để trình bày thú vị và không khô khan, đáp ứng yêu cầu của khách hàng và tránh tình trạng chỉ trình bày cái gì mình thích, có một số điểm cần lưu ý:
Không làm mất thời gian của khách hàng và hiểu được nhu cầu của khách hàng: Điều này đơn giản là trình bày trực tiếp vấn đề mà khách hàng hỏi. Nếu có những vấn đề khác mà luật sư nghĩ là quan trọng với khách hàng thì nên trình bày sau khi đã trình bày câu trả lời cho vấn đề mà khách hàng hỏi. Ngoài ra, việc trình bày câu trả lời sẽ phụ thuộc vào việc khách hàng cần ý kiến tư vấn dưới hình thức nào, ví dụ câu trả lời qua điện thoại, câu trả lời ngắn gọn qua email, bản ghi nhớ hay ý kiến tư vấn chính thức;
Tránh trình bày dài dòng, hãy trình bày một cách đơn giản: Khách hàng thông thường không muốn đọc một ý kiến tư vấn dài như một tiểu luận hoặc khóa luận tốt nghiệp. Luật sư không phải là người nghiên cứu pháp luật như sinh viên, luật sư trả lời cái gì khách hàng muốn nghe;
Xin nhớ là luật sư đang trình bày cho khách hàng, không phải cho riêng mình: Một điều luật sư nên tránh là không dùng những thuật ngữ pháp lý mà khách hàng có thể không hiểu vì khách hàng không có kiến thức về luật như luật sư. Dùng những khái niệm như “công pháp quốc tế” hay “tư pháp quốc tế” với khách hàng trong phần trình bày sẽ chỉ làm khách hàng khó hiểu và đôi khi khó chịu vì có cảm giác luật sư đang khoe chữ. Luật sư không nên “dọa” khách hàng bằng những khái niệm pháp lý mà đôi khi hoàn toàn vô nghĩa với khách hàng;
Nhấn mạnh những điểm quan trọng trong thông điệp: Việc trình bày cần có điểm nhấn và điểm nhấn là những điểm quan trọng trong phần trình bày. Nếu có những điểm quan trọng, không thừa nếu nhắc đi nhắc lại một vài lần điểm quan trọng này;
Sử dụng mẫu của công ty nơi mình làm việc: Thông thường, các công ty luật sẽ có các mẫu văn bản thông dụng cho các ý kiến tư vấn, bản ghi nhớ, thư chính thức, và luật sư cần trình này kết quả nghiên cứu trên cơ sở các mẫu này dựa trên yêu cầu của khách hàng. Hậu quả của việc sử dụng một văn bản với phần định dạng không chuyên nghiệp đã được phân tích bên trên;
Có khả năng trả lời câu hỏi của khách hàng: Điều này cũng rất quan trọng. Có nhiều luật sư không nghiên cứu kỹ khi trình bày và nhiều khi không hiểu mình đang trình bày cái gì. Các câu trả lời như “đây là ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước”, “đây là thông lệ thị trường”… mà không giải thích được cho khách hàng ý kiến của cơ quan quản lý nhà nước hay thông lệ thị trường có ý nghĩa gì, theo ý kiến của luật sư có hợp lý hay không, có phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của khách hàng hay không sẽ làm cho khách hàng rất ác cảm với luật sư. Khách hàng cảm thấy luật sư thiếu hiểu biết và vô trách nhiệm với câu trả lời của mình.
Bản chất thực sự của soạn thảo văn bản tư vấn của luật sư liên quan đến việc trình bày có kết cấu hệ thống và về một vấn đề pháp lý. Điều quan trọng là các luật sư trẻ biến việc trình bày có kết cáu và hệ thống thành thói quen. Thói quen được tạo lập thông qua việc thực hiện đi, thực hiện lại nhiều lần. Khi đó nếu việc phân tích và nghiên cứu pháp lý đã hoàn tất thì việc trình bày kết quả nghiên cứu một cách trực tiếp, đáp ứng yêu cầu của khách hàng sẽ được thực hiện một cách tự nhiên, dễ dàng.
Trên đây là phần giải đáp thắc mắc của chúng tôi về vấn đề: Phân tích kỹ năng tư vấn pháp luật bằng văn bản, mình họa bằng các tình huống thực tiễn. Nếu trong quá trình giải quyết còn gì thắc mắc bạn có thể liên hệ chúng tôi qua Tổng đài tư vấn pháp luật trực tuyến qua HOTLINE 19006588 của Luật Quang Huy để được giải đáp.
Trân trọng./.
