Khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo với cơ quan BHXH và thực hiện việc chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo đúng quy định. Như vậy, chốt sổ bảo hiểm xã hội là việc gì? Quy trình thực hiện như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây của Luật sư Quang Huy.
Nội dung
Chốt sổ bảo hiểm xã hội là gì?
Theo Điều 96, khoản 1, Luật Bảo hiểm xã hội 2014, sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng và hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội. Việc chốt sổ BHXH cho người lao động có thể hiểu là công ty xác nhận lại quá trình tham gia Bảo hiểm xã hội của người lao động với cơ quan BHXH khi người lao động chính thức nghỉ việc tại công ty hoặc công ty ngừng hoạt động.
Theo quy định, đơn vị sử dụng lao động có trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm cho người lao động.
Trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động
Theo Khoản 3, Điều 47 Bộ Luật lao động 2012, người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.
Theo Khoản 5, Điều 21 Luật bảo hiểm xã hội 2014, đơn vị sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan bảo hiểm để xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động khi người đó nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc, đồng thời trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.
Do đó, trách nhiệm chốt sổ bảo hiểm xã hội thuộc về người sử dụng lao động và người lao động không thể tự đi chốt bảo hiểm xã hội được.
Thủ tục chốt sổ Bảo hiểm xã hội cho người lao động
Để chốt BHXH cho người lao động chấm dứt hợp đồng lao động,
người sử dụng lao động cần thực hiện các thủ tục sau đây.
Bước 1: Báo giảm lao động
Đơn vị sử dụng lao động cần thực hiện thủ tục báo giảm lao động tham gia BHXH.
Hồ sơ cần chuẩn bị để báo giảm lao động gồm:
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017 thay thế Quyết định 959).
- Biên bản trả thẻ BHYT đối với trường hợp đơn vị đã nộp trước đó (nếu có).
- Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng (01 bản/người).
- Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động.
Sau khi hoàn thiện các hồ sơ trên, đơn vị sử dụng lao động sẽ gửi cho cơ quan BHXH quản lý.
Bước 2: Hồ sơ chốt sổ Bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Tiết 1.2 Điểm b Khoản 1 Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chốt sổ BHXH gồm:
- Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK3-TS kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN theo mẫu D02-TS kèm theo Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017.
- Bảng kê thông tin theo mẫu D01-TS.
- Sổ BHXH (mẫu sổ cũ, 01 sổ/người) hoặc tờ bìa sổ BHXH (sổ mẫu mới, 01 tờ).
- Các tờ rơi của sổ Bảo hiểm xã hội thuộc bản chính của sổ BHXH.
- 01 công văn chốt sổ của đơn vị – mẫu D01b-TS.
- Quyết định hưởng trợ cấp thất nghiệp hoặc Quyết định chấm dứt hưởng trợ cấp thất nghiệp (nếu có).
Sau khi hoàn tất các bộ hồ sơ, doanh nghiệp gửi cho cơ quan BHXH quản lý theo hình thức sau:
- Đối với hồ sơ giấy, doanh nghiệp thông báo cho cơ quan BHXH hoặc tổ chức dịch vụ bưu chính đến nhận hồ sơ trực tiếp tại đơn vị.
- Đối với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH qua mạng internet trên phần mềm BHXH do tổ chức I-VAN cung cấp.
Thời gian hoàn thành thủ tục chốt sổ bảo hiểm xã hội
Theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 47 Bộ luật lao động năm 2012:
“Điều 47. Trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động
-
Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên; trường hợp đặc biệt, có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày.
-
Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại sổ bảo hiểm xã hội và những giấy tờ khác mà người sử dụng lao động đã giữ lại của người lao động.”
Do đó, công ty phải hoàn thành thủ tục chốt sổ và trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, trường hợp đặc biệt có thể kéo dài nhưng không quá 30 ngày.
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn về quy trình chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động. Luật Quang Huy mong rằng những chia sẻ trên có thể mang lại những thông tin hữu ích nhất cho người lao động và bạn đọc.
